Alors que nous entamons une nouvelle année pleine de projets culturels et artistiques, il est temps de porter un regard attentif sur un enjeu numérique majeur : la protection de nos données. La Semaine de la protection des données, qui se tiendra du 26 au 30 janvier, est l’occasion idéale pour comprendre vos obligations légales et mettre en place des pratiques sécuritaires pour protéger vos créations et votre public.

Dans le milieu culturel québécois, les « données » ne se limitent pas aux courriels ou mots de passe. Elles incluent vos œuvres numériques, projets artistiques, archives, dossiers administratifs, contacts professionnels, ainsi que les informations personnelles de vos publics, adhérents ou participants. Une fuite ou une perte peut avoir des conséquences importantes : atteinte à la réputation, vol de créations, sanctions légales ou perturbation de projets en cours.

Le cadre légal québécois : ce que vous devez savoir

1. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP)

Cette loi oblige tout organisme privé, y compris les organismes culturels, à protéger les renseignements personnels qu’ils détiennent. Concrètement, cela signifie :

• Collecter seulement les informations nécessaires à vos activités.
• Informer vos participants, membres ou clients de la finalité de la collecte.
• Limiter l’accès aux données à ceux qui en ont besoin.
• Conserver les données aussi longtemps que nécessaire, puis les détruire de façon sécurisée.

2. La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25)

La Loi 25, adoptée récemment, renforce la protection des données au Québec et rapproche certaines obligations de celles du RGPD européen :

• Obligation de nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels dans votre organisation.
• Obligation de mettre en place des mesures de sécurité proportionnelles aux risques liés aux informations collectées.
• Obligation de notifier la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées en cas de fuite ou de compromission de données.
• Obligation d’informer les personnes de leurs droits d’accès et de rectification de leurs données.

Pour un organisme culturel, cela peut inclure : billetterie en ligne, formulaires d’inscription à des ateliers, inscriptions à des infolettres ou gestion de membres d’un organisme artistique.

Pourquoi la protection des données est particulièrement importante pour les artistes et organismes culturels

1. Sécuriser les créations numériques
   Les fichiers numériques (photos, vidéos, partitions, maquettes, projets multimédias) sont vulnérables aux pertes accidentelles et aux cyberattaques. La loi exige que vous mettiez en place des mesures de protection adaptées.
2. Protéger les informations personnelles de vos publics
   Les adresses courriel, numéros de téléphone, informations de paiement et autres données sensibles doivent être collectées, conservées et partagées conformément à la loi.
3. Assurer la confiance de vos partenaires et participants
   Respecter les normes québécoises de protection des données démontre votre professionnalisme et préserve la réputation de votre organisation ou de vos projets artistiques.

Mesures pratiques pour se conformer à la loi et sécuriser ses données

1. Nommer un responsable de la protection des renseignements personnels
   Même pour un petit organisme, une personne doit être chargée de superviser la collecte, l’accès et la sécurisation des données.
2. Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles
   • Mots de passe forts et uniques, avec gestion sécurisée.
   • Authentification à deux facteurs (2FA) pour les comptes importants.
   • Chiffrement des fichiers sensibles.
   • Sauvegardes régulières sur des supports sécurisés et fiables.
3. Limiter l’accès et sensibiliser votre équipe
   Seules les personnes qui ont besoin des données doivent y avoir accès. Former vos bénévoles et employés aux bonnes pratiques numériques est indispensable.
4. Auditer vos pratiques
   Vérifiez régulièrement vos fichiers et bases de données : qui y a accès ? Quelles données sont réellement nécessaires ? Quels fichiers doivent être archivés ou supprimés ?
5. Préparer un plan en cas de fuite de données
   La loi 25 oblige à notifier rapidement la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Avoir un protocole d’urgence vous permet d’agir vite et de limiter les dommages.

Exemples concrets pour le milieu culturel

• Une galerie d’art qui vend des billets en ligne doit s’assurer que les informations de paiement sont sécurisées et que les données clients ne sont accessibles qu’au personnel autorisé.
• Un organisme offrant des ateliers doit limiter l’accès aux formulaires d’inscription contenant des informations personnelles et les sauvegarder sur des plateformes sécurisées.
• Un artiste qui partage ses créations numériques avec un partenaire doit utiliser des outils de partage sécurisés et limiter les permissions (lecture seule, protection par mot de passe, expiration des liens).

Ressources utiles pour les artistes et organismes

• Ressources officielles et guides

• • • Commission d’accès à l’information du Québec – Protection des renseignements personnels
    • Gouvernement du Québec – Protection des renseignements personnels

• Ressources explicatives externes

• CollectifWEB – Le guide facile pour se conformer à la Loi 25 au Québec

• Raymond Chabot Grant Thornton – Loi 25 : quels sont ses impacts sur votre entreprise?

Conclusion : protéger vos données, c’est protéger votre créativité

La sécurité des données n’est pas seulement une question technique : c’est un enjeu légal, professionnel et culturel. Respecter les lois québécoises, adopter des pratiques sécuritaires et sensibiliser vos équipes permet de préserver vos créations, protéger vos publics et assurer la pérennité de vos projets culturels.

Astuce : Profitez de la semaine du 26 au 30 janvier pour faire un audit rapide : sauvegardes, mots de passe, accès aux fichiers et formulaires, et chiffrement des informations sensibles. Chaque geste compte pour sécuriser votre monde créatif.

Vous souhaitez aller plus loin ou amorcer une réflexion sur vos pratiques numériques, notamment en lien avec la protection des données ? N’hésitez pas à me contacter à numerique@culturemonteregie.qc.ca — je serai ravie d’échanger avec vous et de vous accompagner dans vos démarches.