Coordination administrative | Piano Esmonde White

Date limite : 02/05/2024

Entreprise : Coordination administrative | Piano Esmonde White

Description

Coordonnateur administratif / coordonnatrice administrative

Notre histoire
Petite entreprise d’une douzaine d’employés située en plein cœur du quartier Mile
End à Montréal, Piano Esmonde White à la passion du piano depuis 1972. Forte de sa
réputation à l’échelle nationale et internationale, notre équipe offre une gamme de
services répondant aux besoins relatifs à cet instrument. De plus, soucieux
d’encourager le développement de notre communauté, plusieurs de nos employés
sont musiciens ou artisans dans l’industrie de la musique.

Votre rôle
Relevant de la personne responsable des finances et de l’administration, vous
jouerez un rôle pivot dans la gestion efficace des opérations quotidiennes de
l’entreprise en assumant la coordination des activités administratives et de soutien.

Vous aurez, entre autres, à accomplir les tâches suivantes :
• Planifier, organiser et superviser les activités administratives : gestion des
calendriers, correspondance, rédaction et distribution de documents,
préparation de rapports;
• Effectuer la gestion professionnelle des appels téléphoniques, des courriels et
des demandes de renseignements en plus de veiller aux inscriptions des
événements au calendrier (accords, locations, etc.), confirmation et suivi
efficace;
• Effectuer la gestion des courriels et communications pour l’équipe de
direction, participer aux réunions virtuelles, veiller aux arrangements de
déplacements et de réservations;
• Soutenir les techniciens de piano dans la rédaction des rapports d’assurance
en conformité avec les exigences des assureurs;
• Faire le suivi des achats pour le fonctionnement du bureau, respecter les
procédures d’approbation et de suivi;
• Effectuer la collecte, la saisie et le traitement des données dans les systèmes
informatiques, en assurant la confidentialité et l’exactitude des informations;
• Procéder aux réconciliations bancaires;
• Assurer le traitement de la paie : calcul des heures, saisie des données,
traitement des paiements;
• Créer, envoyer des devis et des factures aux clients et effectuer le suivi des
paiements;
• Procéder au paiement des factures fournisseurs, effectuer la gestion des
relations et la négociation des conditions de paiement;
• Identifier et gérer les réclamations pour crédits d’impôt et subventions
gouvernementales;
• Assister dans le recrutement, l’intégration des nouveaux employés, la gestion
des congés et horaires, et autres tâches administratives liées au personnel;
• Travailler en étroite collaboration avec les différents départements pour une
coordination efficace des activités administratives et un soutien adapté aux
besoins spécifiques.

Votre profil
• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires,
en comptabilité ou toutes autres formations pertinentes;
• Minimum de deux (2) années d’expérience dans un rôle administratif ou
comptable idéalement en PME;
• Connaissance pratique des processus de paie et de comptabilité;
• Connaissance pratique dans le paiement de fournisseurs nationaux et
internationaux;
• Connaissance pratique dans le suivi des réclamations de divers programmes
de subventions gouvernementales;
• Connaissance du logiciel comptable Quickbook en ligne pour la facturation
sera considéré un atout;
• Facilité à apprendre différents logiciels tels que la suite Google et les logiciels
de commandes (Gazelle);
• Excellentes habiletés de communication en français et en anglais, tant à l’oral
qu’à l’écrit;
• Une expérience dans le domaine de la musique et de l’entretien d’instruments
plus précisément celui des pianos sera considérée comme un atout;
• Crédibilité, travail d’équipe, sens de l’écoute, discrétion, jugement et rigueur;
• Excellente organisation et gestion du temps;
• Capacité à gérer les priorités et à résoudre les problèmes de manière
proactive;
• Avoir le sens de l’initiative et beaucoup d’autonomie.
Notre offre
• Compagnie familiale, chaleureuse et flexible qui est à l’écoute de ses
employés;
• Possibilité d’avoir un impact significatif sur l’ensemble des opérations de
l’organisation;
• Possibilité de télétravail variant de 2 à 3 jours par semaine;
• Poste permanent allant de 35 heures à 40 heures par semaine en fonction
des besoins du candidat.e selectionné.e ;
• Entrée en service le plus rapidement possible;
• Rémunération concurrentielle;

Contact

Pour postuler
Veuillez faire parvenir votre candidature à l’adresse courriel suivante :
ldesjardins@pianoew.com
Merci de postuler, notez que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Consultez l’offre : 

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